Informativa privacy
1. Chi tratta i tuoi dati
Routevance è un servizio di SNJ Media Studio S.r.l., Via Serviliano Lattuada 26, 20135 Milano, P.IVA IT04886260969 ("SNJ" o "noi"). Per qualsiasi domanda sui tuoi dati scrivi a privacy@snjmediastudio.com.
Questa informativa riguarda i dati che trattiamo come titolari: quelli di chi visita questo sito e le pagine di accesso e di registrazione, di chi registra un'azienda, di chi ha un account e di chi ci scrive per assistenza.
I dati che un'azienda cliente inserisce in Routevance per lavorare (i suoi tecnici, i suoi clienti, gli interventi) li trattiamo per conto dell'azienda, che ne è titolare. Se sei un tecnico o un cliente finale di un'azienda che usa Routevance, vale l'informativa di quell'azienda. Se l'azienda ha indicato il link, lo trovi alla voce "Informativa privacy" nelle pagine per seguire e valutare l'intervento e nell'email con il certificato di intervento. Altrimenti chiedila all'azienda.
2. Quali dati trattiamo e perché
| Quando | Dati | Perché | Base giuridica |
|---|---|---|---|
| Registrazione di un'azienda dal sito | nome dell'azienda, nome e cognome, email, nome e indirizzo della sede, settore, versione dei termini accettati con data e ora | creare l'account e attivare il servizio | contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) |
| Acquisto da AWS Marketplace | identificativi dell'abbonamento ricevuti da AWS (licenza, accordo, account AWS, piano e scadenza), poi gli stessi dati della registrazione | attivare il piano acquistato e seguirne rinnovi e disdette | contratto |
| Uso dell'account | nome utente, email, ruolo, data dell'ultimo accesso, password salvata solo in forma non leggibile | darti accesso al servizio | contratto, per chi registra l'azienda; legittimo interesse dell'azienda cliente e nostro a dare accesso agli utenti che l'azienda invita |
| Sicurezza | tentativi di accesso, sessioni attive (salvate in forma non leggibile), registro attività con le operazioni principali (esportazioni, anonimizzazioni, chiusura dell'account) e l'indirizzo IP, log tecnico del server con indirizzo IP, pagine richieste e, in alcune righe, nome utente, email o indirizzi | proteggere gli account e ricostruire chi ha fatto cosa | legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) e obblighi di sicurezza (art. 32 GDPR) |
| Assistenza | nome dell'azienda, nome utente, email, telefono se lo indichi, testo della richiesta | rispondere alla richiesta | contratto o misure precontrattuali |
| Visita del sito www.routevance.com | indirizzo IP, ricevuto dalla rete di distribuzione di AWS (CloudFront) solo per consegnare le pagine; non teniamo registri delle visite | mostrarti il sito | legittimo interesse |
| Email di servizio | indirizzo email e contenuto del messaggio (attivazione, inviti, reimpostazione della password) | far funzionare l'account | contratto |
Senza i dati della registrazione non possiamo creare l'account. Non vendiamo dati e non li usiamo per pubblicità o profilazione. Nessuna decisione che ti riguarda è presa in modo automatizzato.
3. Da dove arrivano
Li inserisci tu nei moduli di registrazione, di accesso e di assistenza. Per gli acquisti su AWS Marketplace una parte dei dati arriva da Amazon Web Services, che ti indirizza a Routevance. Gli utenti invitati da un'azienda ricevono l'account dall'amministratore della loro azienda, che ne inserisce nome ed email.
4. A chi li comunichiamo
Ai fornitori di cui ci serviamo per far funzionare il servizio, che agiscono come nostri responsabili del trattamento:
- Amazon Web Services EMEA SARL (Lussemburgo): server e database, copie di backup, invio delle email, distribuzione di questo sito e gestione degli abbonamenti acquistati su AWS Marketplace;
- Google (Google Workspace): la casella email dell'assistenza.
Ricevono dati anche servizi che li trattano come titolari autonomi o come canali di trasmissione:
- Google Maps Platform: nelle pagine con mappe o campi indirizzo, mappe, percorsi e suggerimenti degli indirizzi. Quando una pagina usa Google Maps, il browser scarica lo script dai server di Google, che ricevono l'indirizzo IP del dispositivo. Google tratta questi dati come titolare autonomo, secondo la propria informativa;
- servizi di notifica del browser (Google, Mozilla, Apple o Microsoft, secondo il browser): solo se attivi le notifiche, ricevono l'indirizzo di sottoscrizione del dispositivo e il messaggio cifrato;
- MET Norway (Istituto meteorologico norvegese, ente pubblico): per il meteo nell'app dei tecnici riceve dal nostro server le coordinate della sede arrotondate a circa un chilometro, non dati dei tecnici. Conserva i registri di accesso a Oslo, secondo la propria informativa.
I fornitori che trattano i dati delle aziende clienti sono elencati negli Allegati B e C dei Termini di utilizzo. Comunichiamo dati alle autorità solo quando la legge lo impone.
5. Dove si trovano i dati
Server, database, copie di backup e invio delle email sono nella regione AWS di Francoforte (Germania). Questo sito è distribuito dalla rete CloudFront di AWS, con punti di presenza in Europa, Nord America e Israele: la pagina può essere consegnata anche da un server fuori dall'UE.
Escono dallo Spazio economico europeo:
- gli identificativi degli abbonamenti AWS Marketplace, che AWS gestisce negli Stati Uniti (regione us-east-1): per questi dati si applicano le clausole contrattuali tipo della Commissione europea previste dall'accordo sul trattamento dei dati di AWS;
- i dati che arrivano a Google tramite Google Maps Platform e Google Workspace, che Google può trattare anche negli Stati Uniti: Google LLC aderisce al Data Privacy Framework UE-USA e i suoi termini prevedono le clausole contrattuali tipo;
- i dati ricevuti dai servizi di notifica del browser, se attivi le notifiche, secondo il browser che usi.
6. Per quanto tempo li conserviamo
- Dati dell'account e dell'azienda: finché l'account è attivo. Quando l'amministratore chiede la chiusura, o quando un abbonamento AWS Marketplace finisce senza un piano Free a cui tornare, i dati dell'azienda si cancellano 30 giorni dopo. In quei 30 giorni l'amministratore può scaricare un archivio completo. Con l'azienda si cancellano anche gli identificativi dell'abbonamento AWS Marketplace e la versione dei Termini accettata, con data e ora.
- Registro attività: 365 giorni, salvo un periodo diverso scelto dall'azienda (da 90 a 3650 giorni, oppure senza limite).
- Log tecnico del server: ogni parte dell'applicazione ne tiene al massimo 50 MB, poi sovrascrive le righe più vecchie. Di norma si azzera a ogni aggiornamento dell'applicazione; una copia resta nelle copie dell'intero server, che scadono dopo 7 giorni.
- Tentativi di accesso: il conteggio per indirizzo IP dura 15 minuti, quello per il blocco dell'account 24 ore; sono tenuti solo in memoria e spariscono al riavvio del server.
- Sessioni di accesso: smettono di funzionare dopo 30 giorni senza uso e si cancellano con l'account.
- Richieste di assistenza: non le salviamo in Routevance; restano nella casella email dell'assistenza per il tempo necessario a gestirle e comunque non oltre 24 mesi.
- Copie di backup: le copie del database restano 14 giorni sul server e 35 giorni su S3, più 7 giorni come versione precedente (42 in tutto). Delle copie dell'intero server restano le ultime 7 giornaliere. Alla scadenza si cancellano da sole.
7. I tuoi diritti
Puoi chiederci di accedere ai tuoi dati, di correggerli o cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile da una macchina e di opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Scrivi a privacy@snjmediastudio.com: rispondiamo entro un mese.
Se sei un tecnico o un cliente finale di un'azienda che usa Routevance, rivolgiti all'azienda: è lei a decidere sui tuoi dati, e noi la aiutiamo a risponderti.
Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per ogni richiesta vale l'indirizzo privacy@snjmediastudio.com.
Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
8. Sicurezza
Le connessioni passano solo da HTTPS. Le password si salvano in forma non leggibile e le copie di backup del database si cifrano prima di lasciare il server. I dati di ogni azienda sono separati da quelli delle altre. Le misure sono descritte nell'Allegato A dei Termini di utilizzo.
9. Modifiche
Se cambiamo questa informativa pubblichiamo la nuova versione a questo indirizzo con la data di aggiornamento. Se le modifiche riguardano il modo in cui usiamo dati già raccolti, lo comunichiamo prima agli amministratori delle aziende via email.